Eestis pole värbamisprotsessis soovituskirjade kasutamine väga levinud, kuid soovituste ehk referentside küsimine värbamise lõppfaasis on tavaline ning sageli võib soovitajalt saadud info olla otsustamisel viimaseks kaalukeeleks.
Referentside küsimise eesmärk on ennetada ja vältida võimalikke ebakõlasid tulevasel töökohal: küsida lisainfot kandidaadi kohta ja kontrollida, kuivõrd peavad paika tema enda esitatud andmed ja hinnangud. Võib juhtuda, et kandidaat on enda kohta esitanud kallutatud infot ning soovitajalt saadud lisainfo muudab oluliselt kandidaadist seni tekkinud arvamust. Oluline on teada, et soovitusi tohib küsida ainult sellelt inimeselt, kelle kandideerija on ise soovitajana välja pakkunud. Korrektne on, kui kandidaat hoiatab soovitajat telefonikõne suhtes ka ette.
Soovitajaks võivad olla kandidaadi (otsesed) ülemused, mõni koostööpartner, kliendi esindaja, aga ka töö- või hobikaaslane. Soovituse küsimine praeguselt ülemuselt on pigem erand kui reegel. Klassikaliselt võiks soovitajaid olla kaks-kolm.
Enne referentsi küsimist tasub kriitiliselt hinnata, millist vajalikku informatsiooni saavad antud soovitajad kandidaadi kohta anda. Hea sõber soovitajana ei pruugi jagada tööalaste oskuste ja suhete kohta kõige objektiivsemat infot, küll aga tarvilikku infot tervikpildi loomiseks kandidaadist.
Reeglina küsitakse soovitusi juhikandidaatidele. Ariko Reservis teeme seda tavalise protseduurina enamiku otsingute ja värbamiste osana. Referentside põhjal hinnatakse eelkõige inimese isikuomadusi, koostöö- ja juhtimisstiili, tööharjumusi, väärtusi jm.
Mida küsida soovitajalt?
- Milliseid tööülesandeid inimene ettevõttes täitis ja kuidas nendega hakkama sai?
- Kuidas inimene töökaaslastega läbi sai? Milline oli tema suhtlusstiil näiteks suure ajasurve all või stressisituatsioonis töötades?
- Millised väärtused toetasid töötajat oluliste otsuste tegemisel?
- Kuidas lahendas inimene probleeme? Milliseid loovaid lahendusi oma töös pakkus?
- Kuidas talus töötaja rutiini?
- Millised positiivsed ja ka negatiivsed isikuomadused töösuhetes avaldusid?
- Varasemate töökohtade puhul- millisel põhjusel inimene töölt lahkus?
- Kui teil oleks võimalus see inimest uuesti palgata, siis kas teeksite seda?
Soovitajate vastuseid tasub kuulata tähelepanelikult ning võrrelda neid sellega, mida on kandidaat ise enda kohta töövestlusel on rääkinud. Väärtuslik on ka info ja hinnangud, mida erinevad soovitajad annavad samade küsimuste korral.
Siiski peab arvestama, et referents ei pruugi olla erinevatel põhjustel üheselt tõde. Häirekell peaks värbaja peas hakkama lööma siis, kui kahest erinevast allikast pärit info väga palju üksteisest erineb või kui on olulisi küsimusi, millele soovitaja ei soovi vastata ega ka põhjenda oma vastamata jätmist. Samas tihti on just referentsid need, mille järgi tehakse valik paari-kolme võrdsel tasemel kandidaadi vahel.